•يقوم قسم الديوان باستقبال طلبات الشراء من الدوائر الحكومية مرفق به كافة الوثائق وتسجيل طلب الشراء
•تحول طلبات الشراء الى الادارة للقيام بعملية توافق المطلوب مع مدى توفره في المخزون العام :-

1.في حال تبين ان المطلوب موجود لدى المخزون العام يتم مخاطبة الدائرة بتوفر تلك المادة لديها والغاء طلب الشراء
2.في حال تبين ان المطلوب غير موجود لدى المخزون العام يتم الموافقة على طلب الشراء

•يقوم قسم الديوان بفتح ملف للعملية الشرائية "رقم متسلسل/رمز الدائرة الطالبة/السنة" يحتوى على طلب الشراء والمذكرات الداخلية ، ويقوم بتحويل الملف الى قسم الشراء المعني
•يقوم رئيس قسم الشراء بتعيين ضابط شراء للقيام بما يلي :

1.دراسة طلب الشراء والتأكد من إمكانية السير بإجراءات الشراء حسب الأصول ومعالجة أية ثغرات تضمنها طلب الشراء
2.اعداد نسخة دعوة العملية الشرائية وفقا للنماذج المعتمده
3.التنسيب بطريقة الشراء والمهلة الزمنية للإعلان والقيمة التقديرية للوازم المطلوبة
4.تحويل المعاملة الى الادارة

•اصدار قرار من لجنة العطاءات المركزية / لجنة المشتريات في حالة النية لشراء اللوازم من خلال الاستدراج او التلزيم

•طلب شراء من قسم اللوازم في الجهة الطالبة ووفقا للنموذج المعتمد معباْ وموقع حسب الاصول مرفق به

1.وصف دقيق عام وواضح للمواصفات الفنية والشروط والكميات المطلوبة والوحدة (وزن ، حجم ،الوحدة ،عدد ،....الخ
2.مستند التزام مالي مصدق من دائرة الموازنة العامة في حال قيمته اكبر من 10000 دينار
3.موافقات الجهات المعنية